Cómo manejar productos agotados en tu menú digital

Identificá qué se agotó y qué todavía podés ofrecer

Antes de desactivar un plato completo, pedile a cocina una respuesta concreta. Puede faltar el producto terminado, un tamaño, una guarnición o un ingrediente que también se usa en otras preparaciones. Si sólo se terminó una variante y las demás se pueden elaborar como están descriptas, la restricción debe corresponder a esa variante. Si falta un ingrediente central, revisá todos los productos que lo necesitan.

No confundas agotado con una espera mayor. Si todavía podés preparar el producto, pero requiere más tiempo, informá ese plazo antes de aceptar el pedido. Si no hay disponibilidad confirmada, no lo mantengas a la venta esperando una reposición incierta. Tampoco cambies ingredientes sin avisar: ofrecer una alternativa requiere que el cliente sepa qué está eligiendo.

Definí quién comunica el faltante y quién cambia la carta. En un equipo pequeño puede ser la misma persona; en uno con varios puestos, cocina avisa al responsable del menú y éste confirma que hizo la actualización. Un mensaje interno sin respuesta no permite saber si el producto dejó de ofrecerse.

Revisá variantes, extras y combos relacionados

El mismo faltante puede aparecer en varios lugares. Una bebida puede venderse sola y dentro de un combo; una salsa puede estar incluida en un plato y ofrecerse como extra. Deshabilitar una ficha no demuestra que las otras dependencias se hayan actualizado. Recorré cada presentación que tu negocio haya cargado y decidí qué sigue siendo posible preparar.

Ejemplo ficticio: se termina el pan grande de una hamburguesería. La hamburguesa de tamaño chico sigue disponible, pero el tamaño grande y el combo que lo incluye deben revisarse. Si ofrecés ese combo con otro tamaño, explicá el cambio y su precio como una alternativa concreta; no envíes una presentación diferente conservando el nombre anterior.

Una lista corta de dependencias ayuda cuando el faltante se repite. Anotá el ingrediente o producto, las variantes afectadas y los combos donde aparece. No necesitás documentar toda la cocina de una vez: empezá por los insumos que suelen dejar fuera de venta más de un plato.

• Producto individual y cada tamaño que se ofrece por separado.
• Combos o promociones que incluyen el producto faltante.
• Extras y opciones que dependen del mismo ingrediente.
• Cartas de otros canales o sucursales que también deban revisarse.

Deshabilitá el producto en YaMenu y comprobá el enlace público

En YaMenu, abrí la edición del producto existente y marcá Deshabilitar por falta de stock. Guardá el cambio. Si el faltante corresponde a una variante, revisá la opción Deshabilitar variante en esa presentación. Conservá la ficha para poder volver a utilizarla cuando haya disponibilidad; no hace falta borrar y cargar otra vez el plato para resolver un faltante temporal.

Abrí después el enlace público del menú desde una sesión nueva del navegador. Buscá el producto, entrá a sus variantes y comprobá qué aparece como disponible y qué puede agregarse al carrito. La presentación puede depender de la configuración de la carta: lo que tenés que verificar es que el faltante no siga ofreciéndose como una opción comprable.

Si también usás un catálogo de WhatsApp Business, una carta de otra plataforma o una publicación promocional, revisalos por separado. No supongas que editar YaMenu cambia esos materiales. Avisá a atención cuando termine la comprobación para que el equipo deje de recomendar el producto en conversaciones nuevas.

Resolvé los pedidos abiertos antes de ofrecer un reemplazo

Cambiar la carta no resuelve por sí solo un carrito que alguien tenía abierto, un mensaje ya enviado o un pedido aceptado. Revisá las solicitudes pendientes y separá cuáles se pueden cumplir con la disponibilidad real. Si una unidad ya estaba comprometida para un pedido confirmado, incluila en ese recuento antes de ofrecerla nuevamente.

Cuando no puedas cumplir lo solicitado, contactá al cliente con una explicación breve y una alternativa que detalle producto, diferencia de precio y plazo. Pedí su conformidad antes de modificar el pedido. Si no quiere el reemplazo, acordá cómo seguir y registrá la resolución. Si ya hubo un pago, revisá también qué ajuste corresponde realizar según lo acordado; no marques el caso como cerrado sólo por cambiar el plato.

Podés adaptar este mensaje: Se agotó la opción que elegiste y todavía no confirmamos tu pedido. Podemos ofrecerte esta alternativa, con este total y este tiempo de preparación. ¿Te sirve el cambio o preferís que revisemos otra opción? Usalo sólo si describe la situación real: un pedido ya confirmado necesita reconocer ese acuerdo y explicar cómo lo resolverán.

Llevá un registro simple durante el turno

Usá una hoja o nota compartida para que el siguiente encargado no tenga que reconstruir lo ocurrido leyendo chats. Una fila por faltante puede incluir producto o variante, hora del aviso, motivo, responsable de actualizar la carta, pedidos pendientes y condición necesaria para volver a habilitarlo. Si la reposición no está confirmada, anotá eso en lugar de inventar una hora.

Ejemplo ficticio: al comenzar el turno hay ocho porciones listas; cinco están comprometidas en pedidos confirmados y otras tres se venden en el mostrador. No quedan porciones para ofrecer en el menú. Este recuento reúne los canales del negocio: no supone que el carrito de un cliente reserve unidades ni que todos los pedidos se descuenten automáticamente.

En el relevo, revisen sólo lo que sigue pendiente: faltantes activos, solicitudes por resolver y productos listos para comprobar. La nota debe acompañar los cambios en la carta; no los reemplaza. Si el menú sigue aceptando el producto, un registro interno correcto no alcanza.

• Producto o variante afectada y hora del aviso.
• Cambio guardado y resultado de la comprobación pública.
• Pedidos abiertos y persona responsable de resolverlos.
• Condición de reposición y responsable de volver a verificar.

Volvé a habilitar después de comprobar la reposición

No vuelvas a activar un producto únicamente porque empieza otro día o porque llegó un insumo. Cocina debe confirmar que puede elaborar la preparación completa y que están disponibles las presentaciones que vas a ofrecer. Reabrí sólo las variantes que correspondan y revisá los combos que habían quedado restringidos.

Quitá la deshabilitación, guardá y repetí la prueba desde el enlace público. Comprobá nombre, variante y precio antes de comunicar que volvió el producto. Si el reemplazo cambió la receta o la presentación, corregí la información de la carta antes de habilitarlo; la descripción anterior puede crear una expectativa que ya no se cumple.

Cuando el faltante sea frecuente, revisá su registro para entender dónde se produce la diferencia: producción, recuento entre canales, dependencia de un ingrediente o comunicación entre puestos. La decisión de ofrecer menos unidades o ajustar la preparación requiere ese control operativo; cambiar el estado del menú es una parte de la rutina.

Checklist de faltante y reposición

Copiá esta lista para usarla en cada turno. El responsable puede marcar cada punto una vez comprobado, dejando abiertos los pedidos o dependencias que todavía requieran una decisión.

• Cocina identificó el producto, variante o ingrediente faltante.
• Se revisaron los combos, extras y otros platos afectados.
• La deshabilitación quedó guardada y el menú público fue comprobado.
• Atención conoce el cambio y revisó las solicitudes pendientes.
• Cada sustitución tiene conformidad del cliente y un total claro.
• El relevo recibió la lista de faltantes y sus responsables.
• La reposición se comprobó antes de volver a habilitar la venta.
• El menú público volvió a probarse después de la habilitación.

Mantené una carta que acompañe al servicio

Una carta editable te permite cambiar la oferta sin volver a enviar una imagen completa cada vez que falta un plato. Funciona mejor si cocina, atención y la persona que administra el menú comparten una rutina de aviso, actualización y comprobación. El enlace puede ser la referencia para clientes; la disponibilidad debe sostenerla el equipo durante el servicio.

Si hoy corregís los faltantes sólo por chat, creá tu cuenta en YaMenu y cargá una categoría con sus productos y variantes. Probá cómo deshabilitar un producto existente y volver a habilitarlo antes de compartir la carta completa. Después asigná un responsable por turno para mantenerla. YaMenu ayuda a editar lo que ofrecés; el recuento de cocina y la resolución de pedidos pendientes necesitan su propio control.